REGULAMENTO GERAL DE PROTECÇÃO DE DADOS 

A 25 de Maio de 2018, entrou em vigor o Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Abril de 2016, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revogou a Directiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Protecção de Dados).

Para que possamos cumprir o nosso dever de informação para com os nossos hóspedes, recomendamos a leitura deste breve texto sobre o tratamento de dados pessoais pelos colaboradores da Casa do Valle.

 

Dados relativos a cartões de crédito, pagamentos e contactos

As reservas na Casa do Valle podem ser feitas através de uma plataforma (Booking.com, Expedia Group, Bonanza), ou directamente, através do nosso website oficial (Booking Button – Siteminder).

No momento da reserva, o futuro hóspede providencia os dados do seu cartão de crédito, que nos são então parcialmente transmitidos pela respectiva plataforma através da qual foi efectuada a reserva, ou, em caso de reserva directa, pelo servidor do nosso website oficial.

A parte em falta dos dados de um cartão de crédito é acedida por via de um link contido na própria reserva, que nos chega por email. A sequência de passos de acesso aos dados poderá variar consoante a plataforma, mas incluirá sempre um email de verificação, por nós recebido, contendo a parte em falta (em regra, será ou o código de segurança/CCV ou uma parte do número do cartão). A totalidade dos dados do cartão de crédito é então anotada manualmente, a lápis, na folha da própria reserva.

O acesso aos dados de um cartão de crédito serve quatro finalidades:

1.º   Para cobrar o sinal de 30% sobre o valor total da reserva, condição a que o hóspede se vincula aquando da realização da reserva;

2.º   Para proceder ao reembolso do referido sinal em caso de cancelamento da reserva, por parte do hóspede, até 15 dias antes da data do check-in;

3.º   Para cobrar o remanescente do valor total da reserva quando se dê o caso de o hóspede, não tendo cancelado a reserva, não aparecer;

4.º   Para cobrar o remanescente do valor total da estadia quando se dê o caso de o hóspede ir embora sem saldar a sua conta.

Os dados de um cartão de crédito são conservados até 6 meses após a data de check-out, na eventualidade de ser necessário proceder ao reembolso de um qualquer montante pago pelo hóspede no decurso da sua estadia.

Dado que não é habitual aceitarmos reservas directas por email, temos como prática recomendar ao futuro hóspede que nos comunique os dados do seu cartão de crédito por via telefónica. Os dados providenciados são então anotados manualmente, a lápis, na folha de reserva entretanto criada.

É habitual as plataformas de reserva facultarem-nos um contacto telefónico do hóspede, que consta da reserva que chega até nós por email. Não obstante, a Casa do Valle tem como política pedir um contacto telefónico aquando da confirmação da reserva, antecipando certas situações em que se mostra necessário contactar um hóspede:

                           i.          Verificação de circunstâncias externas passíveis de influenciar a chegada do hóspede à Casa do Valle (e.g. redireccionamento do trânsito);

                         ii.          Necessidade de dar seguimento a pedidos ou questões previamente colocadas pelo hóspede (e.g. reservas em restaurantes);

                       iii.          Necessidade urgente de alertar para objectos pessoais que tenham sido deixados, de forma não propositada, após o check-out.

Os detalhes de uma reserva são mantidos num ficheiro específico até à data do check-in, sendo então encaminhados para o ficheiro dos “hóspedes em casa”. Após o check-out, é feita a factura do pagamento da estadia e a reserva é armazenada num arquivo de “reservas passadas”, cujo conteúdo é destruído, com recurso a uma máquina própria, cada duas semanas.

Toda esta informação é guardada no escritório da Recepção, o qual é acessível somente pelos membros do staff. Fora do horário de funcionamento (entre as 18:30 e as 09:30), a Recepção encontra-se trancada.

 

Dados relativos a cartões de identificação e passaportes

Em concordância com a Lei n.º 23/2007, de 4 de Julho, conjugada com a Portaria n.º 287/2007, de 16 de Março, e com a Portaria n.º 415/2008, de 11 de Junho, estamos vinculados ao envio periódico dos dados relativos à movimentação (check-in e check-out) dos hóspedes estrangeiros para o Serviço de Estrangeiros e de Fronteiras (SEF). O envio desses dados é realizado através de plataforma online do SEF, entidade à qual compete assegurar a respectiva segurança.

No momento do check-in, entregamos aos nossos hóspedes um formulário em papel que deverá ser-nos devolvido até dia após check-in. Desse formulário, que tem de ser preenchido e assinado por todos os hóspedes que constam de uma dada reserva (incluindo crianças pequenas e bebés, cujo preenchimento e assinatura será da responsabilidade dos pais ou responsáveis legais), retiramos os seguintes dados:

×         Nome completo

×         Data de nascimento

×         Cidade e país de origem

×         Nacionalidade

×         Cidade e país de residência

×         Número do documento de identificação (Passaporte, BI, CC ou outros)

×         País de emissão do documento de identificação

Estes dados apenas podem ser utilizados para e no cumprimento da nossa obrigação de informar as autoridades portuguesas desses mesmos dados. Não podem, assim, ser utilizados para quaisquer outros fins, tais como campanhas de marketing, sem o consentimento escrito do hóspede, que, se for o caso, deverá ser dado no próprio formulário.

Os formulários contém ainda uma secção dedicada a dados de informação marcada como sendo de preenchimento opcional.

Os formulários serão mantidos no escritório, dentro de um arquivo próprio, durante um ano a contar da data do respectivo preenchimento e assinatura, sendo depois destruídos com recurso a uma trituradora de papel.

 

Estamos ainda vinculados ao envio mensal de informação ao Instituto Nacional de Estatística (INE), através da respectiva plataforma online, relativa a:

×         Nacionalidade dos hóspedes (incluindo portuguesa)

×         Número de noites por nacionalidade

×         Número de colaboradores

×         Despesas com colaboradores

Os dados fornecidos ao INE não contém qualquer informação sensível respeitante quer aos hóspedes, quer aos colaboradores (designadamente informação passível de os identificar).

 

Facturação

A eliminação de cada reserva é precedida da emissão de uma factura, que em regra ficará em nome do hóspede titular da reserva. Uma lista de facturas é enviada com periodicidade mensal ao escritório de contabilidade que nos assiste para o efeito, que a conserva até Julho do ano seguinte e no-la devolve então. Temos o dever legal de conservar os registos de contabilidade, em formato papel, por um período de 10 anos, findo o qual procedemos à sua respectiva destruição.

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